Voorbeeld case – strak projectbeheer
Taakverdeling is onduidelijk, overdrachten tussen afdelingen zijn rommelig, en statusupdates kosten bergen tijd. Daardoor lopen projecten uit, raken klanten geïrriteerd en verliest je team het overzicht.
Veel organisaties werken met losse tools of Excel, maar missen één gestroomlijnd proces dat écht aansluit bij hun manier van werken.
Op deze pagina laten we zien hoe je met slimme automatisering grip krijgt op het hele traject — van verkoop tot oplevering. Minder ruis, minder fouten, meer rust én resultaat.
Uitdagingen bij projectbeheer
Het proces zelf: onnodig stroperig en foutgevoelig
- Gebrek aan realtime inzicht: Management heeft geen live overzicht. Sturing gebeurt op basis van achterhaalde info of onderbuikgevoel — in plaats van actuele data.
- Gebrekkige communicatie: Klanten horen te laat iets, collega’s gaan langs elkaar heen. Vertragingen of wijzigingen worden niet goed gedeeld, met frustratie als gevolg.
- Slechte overdracht tussen afdelingen: Sales verkoopt het project, maar operations krijgt het via e-mail en bijlagen toegespeeld. Belangrijke info gaat verloren, en bij oplevering begint hetzelfde riedeltje richting finance of support.
- Verstrooide taakverdeling: Teamleden missen overzicht. Taken blijven liggen of worden dubbel gedaan. Bij afwezigheid van een collega raakt het werk snel zoek.
Waarom bestaande tools tekortschieten
- Excel & e-mail als noodoplossing: Veel teams grijpen terug op spreadsheets en losse mailtjes. Geen automatische herinneringen, geen centrale takenlijst, geen integratie — en dus veel miscommunicatie en fouten.
- Microsoft 365 is geen samenhangend systeem: Planner, To Do, SharePoint en Dynamics zijn krachtig, maar niet geïntegreerd. Automatiseren kan met Power Automate, maar vergt IT-kennis en onderhoud. De oplossing blijkt vaak broos of onvolledig.
- ERP en totaalpakketten zijn vaak te rigide: Simplicate of Exact combineren CRM, projecten en uren. Maar ze zijn duur, lastig aan te passen en bieden weinig grip op de dagelijkse operatie. Vaak gebruikt toch weer niet iedereen ze — en dus vervalt men in Excel.
- Projectmanagementtools zijn eilandjes: Tools zoals Asana, Trello of Monday zijn handig voor taken, maar weten niets van je verkoop, uren of finance. Elke stap moet alsnog handmatig overgezet worden. En standaardflows sluiten zelden aan bij je proces.
Hoe lossen we dat op?
Met Odigos wordt projectbeheer geen losse verzameling tools en handmatige overdrachten meer, maar één geïntegreerd proces — van verkoop tot oplevering. Geen dubbel werk, geen vergeten taken, maar een gestroomlijnde samenwerking waarin iedereen precies weet wat er van hem verwacht wordt.
Hieronder laten we stap voor stap zien hoe zo’n geautomatiseerd projectproces eruitziet. Inclusief de acties, systemen en rollen die daarbij horen. Zo krijg je een concreet beeld van wat er gebeurt — en vooral: wat het oplevert.
Stap 1: Automatische projectstart na sales
Zodra een deal is gesloten in het CRM, zet Odigos automatisch de volgende fase in gang. Geen handmatige overdracht meer nodig – het project staat direct klaar.
- Dealstatus "gewonnen" in CRM triggert automatisch het aanmaken van een nieuw projectrecord.
- Alle klant- en projectdata worden overgenomen naar het projectmanagementsysteem.
- Standaardtaken worden aangemaakt en toegewezen aan verantwoordelijken.
- Offerte en relevante documenten worden gekoppeld aan het projectdossier.
- Projectmanager ontvangt notificatie met toegang tot het project.
Techniek: Odigos Orchestra – CRM trigger Interact – taaktoewijzing Focus – projectdashboard integratie met CRM en projecttool
Stap 2: Slimme taakverdeling en planning
Teamleden krijgen automatisch taken toegewezen. Het systeem houdt rekening met rol, beschikbaarheid en volgorde van werkzaamheden:
- Op basis van sjablonen worden taken automatisch toegewezen aan het juiste teamlid.
- Deadlines worden automatisch berekend vanuit projectplanning.
- Projectmanager kan eenvoudig herverdelen of taken toevoegen.
- Teamleden ontvangen meldingen bij nieuwe of gewijzigde taken.
Techniek: Odigos Interact – persoonlijke takenlijsten Focus – planningsscherm Orchestra – volgorderegeling en taakactivatie
Stap 3: Realtime voortgang en updates
Projectvoortgang wordt automatisch bijgehouden. Iedereen weet waar het project staat — en waar bijsturing nodig is:
- Teamleden markeren taken als afgerond, waardoor opvolgende stappen starten.
- Wijzigingsverzoeken worden vastgelegd via formulieren en automatisch verwerkt in het project.
- Urenregistratie kan gekoppeld worden of bij taakafronding ingevoerd worden.
- Dashboards tonen actuele status: voortgang, knelpunten, deadlines.
- Automatische statusupdates worden verstuurd naar klant en management.
Techniek: Odigos Interact – statusbewaking Focus – wijzigingsformulieren en dashboards StatusQuo – KPI-overzicht integratie met urenregistratie / tools als Jira
Stap 4: Oplevering , evaluatie en overdracht
Bij voltooiing van een project of fase zet Odigos automatisch vervolgacties in gang, zodat afronding soepel verloopt.
- Facturatietrigger naar finance of automatisch aanmaken van conceptfactuur.
- Evaluatieverzoek aan klant en opvolgtaak voor accountmanager.
- Overdracht aan support met automatisch gegenereerd dossier.
- Project wordt gearchiveerd met volledige audit trail en voortgangsdata.
Techniek: Odigos Orchestra – procesafsluiting Focus – evaluatieformulier Interact – opvolgacties
Wat levert dit op voor jou als projectmanager?
Geen losse eindjes meer. Met Odigos verandert projectmanagement van brandjes blussen in proactief sturen. Je werkt vanuit één centrale plek waarin alles samenkomt: van voortgang en capaciteit tot afwijkingen en klantupdates.
- Direct overzicht van álle projecten, met realtime status (groen/geel/rood).
- Inzicht per project, inclusief afgeronde taken, resterende workload en verbruikte tijd.
- Grip op capaciteit: je ziet direct waar overbelasting ontstaat en kunt herplannen
- Automatische signalen bij afwijkingen, zoals vertraagde mijlpalen of overschreden budgetten.
- Professionele communicatie met klanten via automatische updates die vertrouwen wekken.
- Structurele verbetering door rapportages na afloop: je leert van elk project en optimaliseert je aanpak.
Kortom: je stuurt niet meer op onderbuikgevoel, maar op feiten. Minder stress, meer controle — en betere projecten.
Wat levert het je concreet op?
Automatisering van je project- en operationsproces is geen ‘nice to have’ — het maakt direct verschil in tijd, geld en kwaliteit. Je team werkt efficiënter, projecten lopen soepeler en je klant is beter geïnformeerd.
Snellere doorlooptijd
Minder wachttijd tussen fases, betere taakverdeling en automatische opvolging zorgen ervoor dat projecten vaker binnen planning opleveren — of zelfs eerder. Dat levert ruimte op om méér werk aan te nemen met hetzelfde team.
Efficiënter werken
Teamleden en projectmanagers verspillen minder tijd aan coördinatie, statusupdates en dubbel werk. Denk aan 1 – 4 uur besparing per week per persoon — over een jaar flink opgeteld.
Minder fouten en misverstanden
Taken zijn helder, verantwoordelijkheden vastgelegd, communicatie gestructureerd. Daardoor worden minder dingen vergeten en daalt het aantal correcties drastisch.
Kostenbesparing en omzetgroei
Door meer projecten per jaar te kunnen uitvoeren en minder afhankelijk te zijn van dure externe krachten, stijgt je marge. Bijvoorbeeld: 2 extra projecten per jaar à € 50.000 = € 100.000 extra omzet zonder extra overhead.
Tevreden klanten
Door proactieve updates, voorspelbare oplevering en minder ruis ervaren klanten meer grip. En dat betekent: meer herhaalopdrachten en sterkere relaties.
Slimmere sturing
Door data over tijdsbesteding, voortgang en marges structureel te loggen, ontdek je sneller wat werkt — en wat niet. Zo stuur je bij op feiten in plaats van onderbuikgevoel.
Meer dan alleen tijdbesparing
De winst zit niet alleen in uren en euro’s. Het team, de klant en de organisatie als geheel plukken er de vruchten van:
Meer rust in het team
Geen stress over vergeten taken of onduidelijke planning. Iedereen weet wat er moet gebeuren, wanneer en door wie.
Sterkere uitstraling
Je laat aan klanten zien dat je je processen professioneel hebt ingericht. Dit onderscheidt je van concurrenten die werken met Excel en e-mail.
Sneller opschalen
Nieuwe projecttypes of meer volume? Wij zorgen dat je workflow meegroeit — snel geregeld, zonder rommelige tussenoplossingen.
Kwaliteitsborging en compliance
Je garandeert dat elke projectstap wordt doorlopen en vastgelegd. Handig bij audits, certificering of sectorregels.
Volledige traceerbaarheid
Van klantvraag tot factuur is alles gelogd. Komt er een discussie? Dan heb jij de feiten paraat.
Kortom: met een geautomatiseerd proces houd je controle, tempo én klanttevredenheid hoog — zonder extra werkdruk.
Voorkom vertraging en miscommunicatie in je projecten
Blijf niet aanmodderen met losse lijsten en dubbele handelingen. Ontdek hoe jouw projectorganisatie sneller, strakker en schaalbaarder kan — met slimme automatisering. Geen verplichtingen, geen verkooppraatje — gewoon een helder adviesgesprek over waar jij nu staat en wat er mogelijk is.
Gratis adviesgesprek