Voorbeeld case - klantonboarding

Nieuwe klanten onboarden klinkt simpel, maar is in de praktijk vaak traag en foutgevoelig. Gegevens staan verspreid, documenten worden handmatig verzameld en opvolging kost veel tijd.

Veel organisaties herkennen dit. En veel ‘oplossingen’ lossen maar een deel van het probleem op.

Op deze pagina laten we zien hoe je het hele proces — van intake tot compleet dossier — slim automatiseert. Minder handwerk, meer overzicht en een beter resultaat voor klant én team.

Uitdagingen bij onboarding

Het proces kost veel tijd en energie

Versnipperde informatie: Klantgegevens staan verspreid over e-mails, mappen en systemen. Het kost tijd om alles bij elkaar te zoeken.
Handmatig dossiers aanmaken: Nieuwe klanten worden steeds opnieuw ingevoerd in verschillende systemen. Dat is dubbel werk en foutgevoelig.
Traag en onoverzichtelijk contact: Klanten wachten op updates omdat intern eerst info verzameld moet worden. Vragen raken kwijt in de inbox.
Geen self-service voor klanten: Klanten kunnen niet zelf zien wat de status is. Daardoor krijg je veel herhaalde vragen per mail of telefoon.

Pogingen om het op te lossen werken óók niet lekker

Documentopslag is géén workflow: SharePoint of Teams werkt prima voor documenten, maar zonder logica, reminders of duidelijke voortgang per klant.
Formulieren en portalen blijven losstaand: Tools zoals Google Forms vangen wel gegevens, maar automatiseren geen vervolgstappen. Je blijft alsnog handmatig mailen.
E-mail en Excel schieten tekort: Veelgebruikte oplossingen, maar chaos ligt op de loer. Geen koppeling, geen overzicht, veel risico op fouten.
CRM’s zijn niet ingericht op onboarding: HubSpot, Salesforce of Teamleader bevatten klantdata, maar geen intakeflow, uploadopties met automatische vervolgstappen.

Hoe lossen we dat op?

Bij veel organisaties is het onboarden van nieuwe klanten omslachtig, foutgevoelig en tijdrovend. Gegevens staan verspreid, documenten komen via losse mailtjes binnen en het overzicht ontbreekt. Standaardsoftware of losse tools lossen dat vaak maar half op — je blijft alsnog schakelen tussen systemen, formulieren en e-mails.

Wij pakken het anders aan. Met Odigos zetten we het hele onboardingproces om in een slimme workflow: vanaf het eerste klantcontact tot en met een compleet en gecontroleerd digitaal dossier. Alles sluit aan op jullie bestaande software, maar dan geautomatiseerd en zonder dubbel werk. Zo voorkom je fouten, bespaar je tijd én geef je je klant een professionele ervaring vanaf dag één.

Stap 1 : De klant start zelf, online

Het proces begint bij de klant, die via een online formulier op jullie website zélf de intake doorloopt.

De klant vult zijn gegevens in en uploadt direct de juiste documenten (zoals een ID, contract of machtiging).
Het formulier is slim: afhankelijk van het soort klant of dienst, worden automatisch de juiste vragen gesteld.
Ingevulde gegevens worden direct gecontroleerd op fouten of ontbrekende velden.

Techniek: Odigos Focus (intelligent intakeformulier) — koppelbaar met jullie website of klantportaal.

Stap 2 : Alles wordt automatisch op de juiste plek gezet

Zodra de klant op ‘verzenden’ klikt, gaat de rest vanzelf:

Klantgegevens worden opgeslagen in het CRM (bijv. Exact Online of HubSpot).
Er wordt automatisch een klantdossier aangemaakt in bijvoorbeeld SharePoint.
Documenten worden opgeslagen met de juiste naamgeving en structuur.

Techniek: Odigos Orchestra (workflow) + koppelingen met CRM, SharePoint, DMS e.d.

Stap 3 : De backoffice controleert — zonder zoekwerk

De verantwoordelijke medewerker krijgt automatisch een taak: “Controleer klant X”.

Met één klik ziet hij/zij alle gegevens en documenten overzichtelijk bij elkaar.
Ontbreekt er iets? Dan wordt via één klik een e-mail verstuurd met een link naar een slim aanvullingsformulier .
De klant hoeft alleen aan te vullen wat écht nodig is.
Zodra de klant het formulier verstuurt, krijgt de medewerker automatisch een notificatie .

Techniek: Odigos Interact (takenlijst) Odigos Focus (aanvullingsformulieren) automatische notificaties.

Stap 4 : Herinneringen gaan automatisch

Als iets blijft liggen, grijpt het systeem in:

Geen reactie van de klant? Dan gaat er automatisch een herinnering uit via e-mail of sms.
Wordt een taak intern niet opgepakt? Dan krijgt de medewerker of zijn/haar leidinggevende een reminder.

Techniek: Odigos Orchestra (timing & opvolging) eventueel gekoppeld aan e-mail, sms of WhatsApp.

Stap 5 : Dossier compleet = automatisch vervolg

De klant krijgt een bevestiging met vervolginformatie.
Andere systemen worden bijgewerkt (bijv. project aanmaken in projectsoftware).
Een taak “Plan kickoff met klant X” wordt automatisch aangemaakt voor de juiste medewerker.
Leidinggevenden worden automatisch geïnformeerd.

Techniek: Odigos Interact Odigos Delphi (AI-ondersteuning) koppelingen met projecttools.

Stap 6 : De klant houdt overzicht via een portaal

De klant ziet zijn status (“In behandeling”, “Compleet sinds [datum]”, enz.).
Vragen kunnen direct gesteld worden via het portaal.
Antwoorden worden automatisch gegenereerd op basis van dossierstatus.
Alle communicatie wordt gelogd in het klantdossier.

Techniek: Odigos Focus (klantportaal) Odigos Delphi (AI-antwoorden) logging in het dossier.

Wat levert dit op voor jou als manager of teamleider?

Met een geautomatiseerd onboardingproces heb je als manager of teamleider eindelijk het overzicht waar je tot nu toe op moest gokken. Geen losse e-mails meer, geen Excel-lijstjes die verouderd zijn — maar realtime inzicht in de voortgang.

Via overzichtelijke dashboards zie je direct:

Hoeveel aanvragen er binnenkomen, en waar ze in het proces vastlopen
Welke medewerkers welke dossiers onder handen hebben
Hoe lang de gemiddelde onboarding duurt

Je kunt bijsturen op feiten: zie je ergens vertraging? Dan weet je waar het zit — en kun je actie ondernemen. Bijvoorbeeld: klanten die al dagen wachten op interne controle, of een medewerker die taken laat liggen door ziekte. Je grijpt in vóórdat het misgaat.

Alle data wordt automatisch vastgelegd en is eenvoudig te exporteren. Of je nu wekelijkse rapportages wilt ontvangen, of de gegevens in je eigen BI-tool (zoals Power BI of Tableau) wilt analyseren — het systeem ondersteunt je volledig.

Zo stuur je niet meer op onderbuikgevoel, maar op actuele inzichten. Wel zo prettig.

Wat levert het je concreet op?

Automatisering klinkt mooi — maar wat betekent het in de praktijk? Heel simpel: je bespaart tijd, voorkomt fouten en verhoogt de kwaliteit van je dienstverlening. Hieronder zie je wat je mag verwachten.

Tijdwinst voor je team

Geen dubbel invoerwerk meer. Geen losse documenten verzamelen. Een klantdossier dat eerst 2-3 weken in beslag nam, is nu vaak in een paar dagen compleet — dankzij automatische opvolging, slimme formulieren en heldere stappen. Tot wel 30 minuten tijdswinst per klantdossier .

Minder fouten

Gegevens worden direct door de klant ingevoerd en digitaal gevalideerd. Foutjes zoals verkeerd gespelde namen, ontbrekende formulieren of verkeerde documentversies worden voorkomen. Naar schatting 80% minder fouten in dossiers.

Snellere doorlooptijd

Het systeem houdt iedereen scherp: klanten ontvangen automatische herinneringen, medewerkers krijgen taken op het juiste moment. Waar je voorheen drie keer moest mailen over ontbrekende stukken, gebeurt dat nu automatisch en tijdig. Doorlooptijd van 14 naar 5 dagen ? Geen uitzondering.

Lagere kosten

Minder handwerk = minder uren = meer capaciteit. Verwerk je 40 nieuwe klanten per maand en bespaar je 30 minuten per klant? Dan scheelt dat je € 1.000 per maand aan inzet. En dat zonder extra personeel.

Tevreden klanten

Klanten ervaren een soepel, professioneel proces. Ze zien zelf de status van hun aanvraag en hoeven niet meer na te bellen. Meer vertrouwen, minder vragen, en hogere klantloyaliteit.

Altijd compliant

Of het nu gaat om de Wwft, AVG of interne kwaliteitsstandaarden: Het systeem zorgt dat alles aanwezig is vóór een dossier wordt afgesloten. Je kunt aan toezichthouders en auditors met één klik aantonen dat het klopt.

Meer dan tijd en geld

Naast deze meetbare voordelen zijn er minstens zo waardevolle effecten op de lange termijn:

Meer focus op waarde

Je team hoeft zich niet meer bezig te houden met data overtypen of reminders sturen. De tijd die vrijkomt gaat naar advies, klantcontact en kwaliteit.

Schaalbaar zonder groeipijn

Of je nu 5 of 50 nieuwe klanten per week hebt: het systeem groeit met je mee. Je hoeft niet meteen extra mensen aan te nemen om de groei op te vangen.

Transparantie en samenwerking

Iedereen — van sales tot backoffice — werkt vanuit dezelfde informatie. Geen verwarring meer, geen dubbele acties. En ook de klant kijkt mee.

Snellere omzet

Hoe sneller een klant compleet is, hoe sneller je kunt leveren en factureren. Kortom: je versnelt niet alleen je proces, maar ook je cashflow.

Kort samengevat: je bedrijf werkt sneller, slimmer en professioneler — zonder meer druk op je team. En dat is precies waarom steeds meer organisaties kiezen voor deze manier van werken.

Klaar met losse e-mails, Excel-lijstjes en vertraging?

Laat ons met je meekijken hoe jouw klantonboarding slimmer en sneller kan. Geen verplichtingen, geen verkooppraatje — gewoon een helder adviesgesprek over waar jij nu staat en wat er mogelijk is.

Gratis adviesgesprek